برگزاری دوره آموزش مدیریت فرآیند بروش focus-pdca

مدیریت فرآیند بعنوان یکی از برنامه های صاحب نظران علم مدیریت برای تسخیر چگونگی عملکرد کار ها و در جهت ارتقا’ مستمر آنها تعریف میگردد .

به نظر خود اینجانب مدیریت در هر فرآیند به مجری و مجریان آن فرآیند بینش عمیقی از درک عملکرد فرآیند را طراحی و تدوین می نماید که با نگرش به محتوی و متون ثبت شده در فرآیند می توان با تعیین مدت زمان و هزینه های لازمه در تحقق فرآیند ها از سایر منابع نیز بخوبی استفاده برد و آنچه در فرآیند ها مستور است بوضوح و قابل رویت و پیش بینی شده و مدیریت سایر منابع تاثیر گذار در آن را در اختیار مجریان و مدیران و مشتریان قرار می دهد و بدنبال آن تمامی سیستم های در حال تعامل را بهم متصل می نماید در حالی که عدم دریافت پاسخگوئی از عملکرد فرآیند ها مدیران را سر در گم نموده و حتی قادر به برنامه ریزی امورات روزمره خود هم نمی باشند . در ساده ترین سیستم ها و جزئی ترین فرآیند ها مواردی پیدا میشود که تعامل سیستم ها از هم منفک شده و دو سیستم بطور جداگانه ای کار می کنند که در صورت نیاز به تعامل آنها هیچ گونه تاثیری از هم را نمیپذیرند در واقع اثر بخشی روی هم ندارند

بدین سبب ارتقای دانش کارکنان که سهم بسزایی در اجرای فرآیند ها دارند و در واقع میتوان گفت که مشاورانی مجانی برای مدیران می باشند دانستن این امر که فرآیند های سازمان ها و سیستم های خود را شناسایی و طراحی کنند لازمه ارتقای فرآیند ها بوده و در بازنگری های آن با دید نکته سنج خود بدنبال موارد ارتقا خواهند بود

بلحاظ اینکه بتوان در آموزش مدیریت فرآیند از دانش عمومی کارکنان و وجود افرادی با ویژگی فراگیر که در سازمان ها وجود دارد از روش ارتقای فرآیند که جامعیت می بخشد استفاده شده و آن روش FOCUS_PDCA  است .

در این روش نه گام برای شناخت و مدیریت فرآیند برداشته می شود

اول اینکه فرآیند ی که نیاز به ارتقا دارد جستجو و تعیین میگردد

بعنوان مثال بدنبال موردی از کاری که نیاز به ارتقا دارد میگردیم و آن کاری نیست مگر آنکه در خصوص آن از طرف مشتریان ، مجریان و مدیران نارضایتی وجود دارد

پس در تعیین فرآیند ها بدنبال آنهایی می رویم که جنجال بر انگیز بوده و دارای مشتریان ناراضی هستند

گام دوم : سازمان دهی و یار گیری کنید

در هر کاری برای انجام آن کار بدنبال افرادی میگردیم که سر رشته ای از آنکار داشته باشند یا در خصوص آن علم و مهارت کافی را داشته باشند به زبان مدیریت می توان اینگونه گفت که صاحبان فرآیند باشند و درگیر با فرآیند بوده باشند تا آن را بخوبی درک نمایند .لذا تشکیل تیم و گروه واقف بر امورات مربوطه در هر فرآیند که سازمان دهی گفته میشود لازم است

گام سوم :روشن کردن نحوه عملکرد فرآیند

به منظور درک و تفهیم چگونگی عملکرد فرآیند در این روش با توجه به تقدم و تاخر فعالیت فرآیند در آن سیستم افراد گروه نسبت به تشریح عملکرد فرآیند پرداخته و جزئیات آن را با تفاهم همدیگر ترسیم می نمایند که در این ترسیم از نمایش نمودار جریان فرآیند و یا به اصلاح نقشه چگونگی عملکرد فرآیند (( الگوریتم - فلو چارت )) استفاده میشود که ارتباط و تعامل موجود در اجزاء فرایند در آن ترسیم میگردد .

گام چهارم : درک عوامل تاثیر گذار بر عملکرد فرآیند

این گام بدنبال علل و عواملی میگردد که با اضافه کردن و کم کردن آن بر عملکرد فرآیند تاثیر خوب و یا بد وارد میگردد چنانچه صاحبان فرآیند عواملی را در درون و بیرون فرآیند شناسایی نمایند که بر نحوه عملکرد آن تاثیر گذار باشد و آن را به مخاطره بیاندازد و یا بر عملکرد آن اثر مثبت بگذارد میتوانند با کنترل آن جهت فرآیند را تغییر داده و در راستای ارتقای آن برنامه ریزی نمایند . به شناخت عوامل تاثیر گذار در فرآیند و تحلیل روابط بین علل که توسط صاحب نظران و صاحبان فرایند صورت میگیرد که در این گام که همان مرحله جمع آوری اطلاعات و دانش لازم در خصوص عملکزرد فرآیند می باشد نیز از آن نام برد

گام پنجم : انتخاب و گزینش

در مرحله انتخاب با مشورت و شور که در بین اغضای تیم و گروه صورت میگیرد از بین علل مختلفی که در عملکرد فرآیند تاثیر گذار بوده انتخاب صورت میگیرد این انتخاب بگونه ای صورت می پذیرد که بر اساس مقررات حاکم بر آن داری حائز اهمیت بوده باشد و تاثیر گذاری آن بیشتر از سایر موارد بوده و دسترسی به آن سهل باشد و از کمترین هزینه برخوردار بوده باشد و شامل معیاری بوده باشد که مقبولیت آن از طرف اعضای تیم پذیرفته شده باشد که برای انتخاب از روشی بعنوان های روش رای گیری متعدد ، روش گروه اسمی و معیار الویت و انتخاب استفاده میشود که همگی این شیوه ها دارای مزایایی هستند که در تعیین مورد ارتقا ء به اعضای گروه کمک می کند که موردی از ارتقاء را انتخاب کنند

گام ششم : برنامه ریزی

در مرحله برنامه ریزی تمامی فرصت ها و مواردی که بعنوان تهدید و مخاطرات فرآیند بوده از قبل شناسایی شده است که توسط تیم و گروه مربوطه و با استفاده از داده های جمع آوری شده از عملکرد فرآیند به منظور حذف و یا افزودن عوامل تاثیر گذار در درون فرآیند برنامه ریزی میگردد بعنوان اینکه تغییر در فرآیند موجب ارتقا شده و عامل تاثیر گذار در فرآیند مداخله داده میشود . در این برنامه ریزی مسیر فرآیند طراحی و برای اجرا به صاحبان فرآیند ابلاغ میشود

گام هفتم : اجراء

پس سپری شدن مراحل و گام های فوق در مرحله اجراء به منظور دستیابی به فرآیند جدیدی که در مدیریت و مهندسی آن صاحبان رای با تامل و تجمیع نظر موردی را حذف و یا اضافه نمودند که سبب ارتقاء گردد و طراحی انجام شده که به تائید صاحبان فرآیند رسیده به مجریان ابلاغ میگردد تا به مرحله عمل برسد و در این مرحله فرآیند با نقشه و مدیریت جدید طراحی شده خود را نشان می دهد

گام هشتم : چک کردن یا کنترل کردن یا ارزیابی مجدد به اصلاح بازنگری

در این گام فرآیند دوباره بازنگری میگردد مورد مشاهده قرار میگیرد و نمونه هایی از آن تهیه و داده های آماری آن مورد تجزیه و تحلیل قرار میگیرد در هر صورت صاحبان فرآیند بدنبال آن هستند که با مشاهده مستمر فرآیند ها آن را در کنترل و نظارت خود داشته باشند و با کاستن از از عوامل تاثیر گذار بر نحوه عملکرد آن آگاه باشند تا بتوانند در مدیریت صیح فرآیند ها بخوبی پاسخگو بوده و انتظارات مشتریان را برآورده نمایند

گام نهم : مرحله ای که در آن فرآیند با بهبود عملکردی خود توانسته باشد انتظارات مشتریان را برآورده نموده و در هزینه ها و زمان و منافع سازمانی تاثیر گذتر گردد که در این صورت فرآیند بعنوان ارتقاء یافته مورد پذیرش صاحبان خود قرار گرفته و عملکرد آن جهت بهره برداری در سازمان تثبیت و پایدار میگردد به ارتقاهای پشت سر هم که در فرآیند ها داده میشود ارتقای مستمر کیفیت نیز اطلاق میگردد

 

 

/ 0 نظر / 58 بازدید